Новости Ассоциации

Особенности составления графика отпусков на 2023 год.

Чтобы грамотно составить график отпусков на 2023 год, в таблице ниже расскажем о некоторых особенностях этого процесса.
Издайте приказ о подготовке графика отпусков.
Составлять график нужно заранее, особенно в крупной компании, где сотрудники трудятся в разных условиях и имеют различные льготы или ограничения.
  • Издайте приказ, в котором перечислите этапы, сроки выполнения задач и назначите ответственных в подразделениях. Понадобится время, чтобы все проверить, свести данные в один график, передать его на утверждение.
  • Ознакомьте всех сотрудников с этим приказом под подпись. Так все будут точно знать, что и когда от них требуется.
Подготовьте списки по каждому подразделению.
Подготовьте списки по каждому подразделению, чтобы никого не забыть.
  • Определите, сколько дней отпуска полагается работникам, и укажите цифры в проекте графика.
  • Уточните, за какие рабочие годы нужно планировать отпуск каждому сотруднику в календарном 2023 году. Определите, какие периоды вошли в стаж сотрудников для предоставления отпуска, а какое время следует исключить из стажа.
  • Сотрудникам, которые имеют право на предоставление отпуска в удобное для них время, желательно направить памятки. Так Вы проинформируете сотрудников об их правах, а также попросите заранее прикинуть, когда им удобно использовать отпуск.
  • Проекты графика отпусков и опросные листы для сотрудников можно оформить как таблицы, похожие на таблицу графика отпусков, и предоставить их в каждое подразделение. Для удобства внесите сведения обо всех сотрудниках, информацию о рабочих годах каждого сотрудника и о том, сколько дней отпуска им положены.
Распланируйте даты отпусков.
  • Напомните сотрудникам, что отпуск может начинаться с выходного дня — в состав дней отпуска не входят только праздники. Если планировать части отпусков исключительно в выходные дни, это расценят как нарушение прав работников на отдых (письмо Минтруда от 07.12.2018 № 14-2/ООГ-9754).
  • Сориентируйте сотрудников, чтобы они указывали конкретные даты начала отпусков. Если в графике не будет даты, то придется дополнительно договариваться с сотрудником о дате начала отпуска — это неудобно.
  • Для заполнения графиков необходимо:
  • обязательно собрать пожелания о датах отпуска у тех сотрудников, которые имеют право на отпуск в удобное для них время;
  • желательно узнать мнение остальных сотрудников о датах отпусков, но можно это и не делать, а расставить по году их отпуска в зависимости от производственных интересов и особенностей взаимозаменяемости подчиненных;
  • нужно указать все даты отпусков по всем сотрудникам в проекте графика с учетом потребностей производства, пожеланий работников и Ваших комментариев об особенностях предоставления отпусков отдельным сотрудникам.
  • Обозначьте периоды в течение года, когда на работе нужны все сотрудники. Но для работников, которые имеют право на отпуск в удобные даты, придется сделать исключение и в такой ситуации. Им нельзя запретить брать отпуск в неудобное для компании время.
Правильно разделите отпуска на части.
  • Если работники просят разбить отпуск, и Вы согласны, то отпуск можно запланировать частями. Но делить отпуск на части можно только по соглашению с сотрудником и при условии, что одна из них будет не меньше 14 дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ).
  • Для деления отпуска, нужно отдельно оформить соглашение с сотрудником. Тогда компанию не обвинят в нарушении прав работников. Сделать это можно любым из 3-х способов:
  • получить от работника заявление, на котором сделать отметку о согласии разделить отпуск;
  • направить работнику предложение о разделении отпуска на части, на котором отметку о согласии поставит работник;
  • оформить письменное соглашение.
  • Оформленные документы в течение года лучше хранить вместе с графиком отпусков. Если у Вас не будет заявления или согласия работника на разделение отпуска на части, то ГИТ может оштрафовать работодателя, а суд поддержит инспекцию (определение Второго КСОЮ от 09.02.2021 по делу № 88-2725/2021).
Получите проекты графиков из подразделений.
  • Если у Вас в компании есть подразделения, то необходимо подготовленные проекты собрать у всех подразделений и свести воедино. Если ведете электронное кадровое делопроизводство, уведомления, сбор сведений, согласование дат и подписание графика получится провести в электронной форме.
  • Если вовремя не утвердить документ или сделать это с опозданием, то это будет считаться нарушением ч. 1 ст. 123 ТК РФ, компанию могут оштрафовать на 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Идеальный вариант: прописать порядок подготовки и зоны ответственности всех участников процесса в локальном акте, например в ПВТР.
  • Предусмотрите обязанности руководителей подразделений по подготовке графиков отпусков в их должностных инструкциях. Знакомьте под подпись с приказом о подготовке графика отпусков. У руководителей подразделений, которые будут опаздывать со сдачей проектов, запрашивайте письменные объяснения.
Сведите проекты в единый график и учтите мнение профкома.
  • ТК РФ не требует согласовывать график отпусков с работниками. Но если в компании есть профсоюз, то нужно учесть мнение профкома (ст. 123 ТК РФ). Для этого заранее направьте проект единого документа в профком. На выработку мотивированного мнения у профкома есть 5 рабочих дней (ст. 372 ТК РФ).
Ознакомьте работников под подпись с утвержденным графиком.
  • Работодатель не обязан знакомить работников с графиком. График отпусков — локальный документ, но не нормативный акт, так как не содержит обязательных правил поведения. Работодателя нельзя наказывать за то, что не ознакомил работников с графиком (решение Северодвинского городского суда Архангельской области от 09.12.2016 по делу № 12-548/2016).
Но суды не всегда разделяют эту позицию. Есть решения, в которых график отпусков признают нормативным актом, и работодателю вменяют обязанность знакомить с ним работников под подпись (определение Шестого КСОЮ от 18.08.2022 по делу № 88-17032/2022).
  • Если не хотите спорить с проверяющими, сотрудниками и судами, предусмотрите в графике отпусков столбец для ознакомления работников: в нем работники поставят свою подпись и дату.
  • Работодатель обязан письменно уведомить работника о предстоящем отпуске не позднее, чем за 2 недели до его начала. При этом закон не запрещает уведомить работников о времени начала отпуска одновременно с ознакомлением с графиком отпусков. Максимальный срок, за который работодатель вправе уведомить работника о времени начала отпуска, закон не называет. Формально можете это сделать в любое время, в том числе в конце года, когда знакомите с графиком. Главное — не позднее, чем за 2 недели до начала отпуска, иначе работник может потребовать перенести отпуск (ст. 123, ч. 2 ст. 124 ТК РФ).
  • Если не уведомили работника о предстоящем отпуске в момент ознакомления с графиком, то направьте работнику письменное уведомление не позднее, чем за 2 недели до начала отпуска. Если работник и работодатель перешли на электронное кадровое делопроизводство, уведомление будет электронное. В уведомлении о предстоящем отпуске можно предусмотреть строку, в которой работник подтвердит свое намерение уйти в отпуск по графику или попросит работодателя согласовать перенос отпуска или части отпуска.
  • Можно уведомить работника о предстоящем отпуске сразу приказом об отпуске, при условии, что в приказе будут содержаться слова о том, что работник уведомлен о начале ежегодного оплачиваемого отпуска, а сам работник поставит в приказе свою подпись. Ознакомить работника с таким приказом нужно не позднее, чем за 2 недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Источник: ЭТОбизнес